Freelancer im Unternehmen einsetzen – ohne Risiken durch Scheinselbstständigkeit und Betriebsprüfungen

Strategische Beratung für rechtssichere Freelancer-Modelle, DRV-Prüfungen und moderne Fremdpersonaleinsätze

Der Ein­satz von Free­lancern gehört für viele Unternehmen längst zum fes­ten Bestandteil mod­ern­er Pro­jekt- und Per­son­al­struk­turen. Ger­ade in IT, Engi­neer­ing, Beratung, Medi­en, Entwick­lung oder pro­jek­t­be­zo­ge­nen Spezial­bere­ichen wer­den externe Experten flex­i­bel einge­bun­den, um Know-how kurzfristig ver­füg­bar zu machen.

Das Prob­lem — viele Unternehmen glauben, rechtlich abgesichert zu sein, weil:

• ein Free­lancer-Ver­trag existiert,
• Rech­nun­gen gestellt werden,
• der Free­lancer ein Gewerbe angemeldet hat,
• oder bei­de Seit­en aus­drück­lich „freie Mitar­beit“ wollten.

Genau diese Annahme wird in Betrieb­sprü­fun­gen regelmäßig zum Risiko. Denn die Deutsche Renten­ver­sicherung (DRV) prüft nicht, wie Unternehmen die Zusam­me­nar­beit beze­ich­nen – son­dern wie sie tat­säch­lich gelebt wird. Daraus entste­hen häu­fig erhe­bliche wirtschaftliche Fol­gen für Auftraggeber.

Als ver­sierte Experten schützen wir Unternehmen mit mod­er­nen Free­lancer- und Pro­jek­t­struk­turen vor DRV‑, AÜG- und Haf­tungsrisiken – rechtssich­er, strate­gisch und stets mit Blick auf die wirtschaftlichen Fol­gen.

Die eigentliche Haftung trifft regelmäßig das Unternehmen

Wird ein Free­lancer-Ein­satz nachträglich als abhängige Beschäf­ti­gung eingestuft, trifft das wirtschaftliche Risiko in erster Lin­ie das Unternehmen.

Die möglichen Fol­gen sind erhe­blich und umfassen u.a.:

• Nach­forderun­gen von Sozialversicherungsbeiträgen
• Säum­niszuschläge über mehrere Jahre
• Haf­tung der Geschäftsführung
• strafrechtliche Risiken (Voren­thal­ten und Verun­treuen von Arbeit­sent­gelt, § 266a StGB; Steuer­hin­terziehung, § 370 AO)
• Prob­leme bei Fol­geprü­fun­gen

Beson­ders kri­tisch:
Die Risiken entste­hen häu­fig rück­wirk­end über lange Zeiträume – selb­st bei jahre­lang prak­tizierten Freelancer-Modellen.

Warum viele Unternehmen die Prüfungsrealität unterschätzen

Viele Unternehmen ori­en­tieren sich bei Free­lancer-Mod­ellen vor allem an for­malen Kri­te­rien wie Verträ­gen, Rech­nungsstel­lung oder Gewer­bean­mel­dung. In Betrieb­sprü­fun­gen entschei­det jedoch vor allem die tat­säch­liche Zusam­me­nar­beit.

Die Deutsche Renten­ver­sicherung prüft insbesondere:

• organ­isatorische Eingliederung
• Weisungsstruk­turen
• Team­inte­gra­tion
• Nutzung intern­er Systeme
• tat­säch­liche unternehmerische Frei­heit  

Viele Unternehmen erken­nen erst im Prü­fungsver­fahren, dass ihre oper­a­tive Pro­jek­t­prax­is erhe­blich prob­lema­tis­ch­er bew­ertet wird als erwartet.

Besonders gefährlich: Langjährige Projektintegration

Ger­ade mod­erne Pro­jek­t­struk­turen erhöhen das Risiko erhe­blich. Langfristige Pro­jek­tein­sätze, agile Team­struk­turen mit der Nutzung der inter­nen Kom­mu­nika­tion­ssys­teme und eine nahezu iden­tis­che Tätigkeit mit den fest ang­stell­ten Arbeit­nehmern stellen beson­dere kri­tis­che Kon­stel­la­tio­nen dar. Der­ar­tige Fak­toren ste­hen heute jedoch ver­stärkt im Fokus der DRV-Prü­fun­gen.

Zusätzliche Risiken: Verdeckte Arbeitnehmerüberlassung

Viele Unternehmen konzen­tri­eren sich auss­chließlich auf das The­ma Schein­selb­st­ständigkeit und überse­hen dabei ein weit­eres erhe­blich­es Risiko: die mögliche Ein­stu­fung als uner­laubte Arbeit­nehmerüber­las­sung.

Ger­ade bei pro­jek­t­be­zo­ge­nen Fremd­per­son­alein­sätzen ver­schwim­men auch hier die Gren­zen häu­fig. Dabei kön­nen die Fol­gen ein­er uner­laubten Arbeit­nehmerüber­las­sung erhe­blich sein:

• zusät­zliche Haf­tungsrisiken
• arbeit­srechtliche Konsequenzen
• Bußgelder
• Prob­leme bei Kun­den­prü­fun­gen
• Com­pli­ance-Ver­stöße und erhe­bliche wirtschaftliche Fol­gerisiken

Deshalb reicht eine isolierte Ver­tragsprü­fung regelmäßig nicht aus.

Viele Risiken entstehen schleichend im Tagesgeschäft

Bei ein­er Betrieb­sprü­fung haben die Prüfer der DRV die Struk­turen des Fremd­per­son­alein­satzes umfassend im Blick. Unternehmen acht­en ger­ade anfangs genau auf eine rechtssichere Ver­trags­gestal­tung. Im Tages­geschäft kön­nen sich jedoch an ver­schiede­nen Stellen Risiken ein­schle­ichen:

• oper­a­tive Pro­jek­tan­pas­sun­gen
• gewach­sene Team­struk­turen
• fehlende Doku­men­ta­tion
• wider­sprüch­liche Rol­lenbeschrei­bun­gen
• unkon­trol­lierte Kom­mu­nika­tion
• fehlende Com­pli­ance-Prozesse
• unein­heitliche Pro­jek­t­s­teuerung

Ger­ade deshalb benöti­gen Unternehmen heute strate­gis­che Prü­fung ihrer gesamten Free­lancer-Struk­turen – nicht nur einzel­ner Verträge.

Unsere Beratung: Fokus auf Unternehmensschutz und Prüfungsrealität

Wir unter­stützen Unternehmen bun­desweit bei der rechtssicheren Struk­turierung von Free­lancer-Ein­sätzen und der Vertei­di­gung in Betrieb­sprü­fun­gen.

Unsere Tätigkeit umfasst insbesondere:

• Prü­fung beste­hen­der Freelancer-Modelle
• Risikobe­w­er­tung bei Fremd­per­son­alein­satz
• Vor­bere­itung auf und Begleitung von DRV-Betrieb­sprü­fun­gen
• Ver­mei­dung von Schein­selb­st­ständigkeit
• Sta­tus­fest­stel­lungsver­fahren
• Prü­fung verdeck­ter Arbeitnehmerüberlassung 
• Opti­mierung intern­er Com­pli­ance-Struk­turen
• Analyse tat­säch­lich­er Pro­jek­tor­gan­i­sa­tion

Wir analysieren dabei beste­hende Free­lancer-Struk­turen, iden­ti­fizieren kri­tis­che Eingliederungsmerk­male und entwick­eln rechtssichere Pro­jekt- und Com­pli­ance-Struk­turen für zukün­ftige Ein­sätze. Dabei betra­cht­en wir – genau wie die DRV – nicht nur Ver­tragswerke, son­dern die tat­säch­liche Unternehmen­sre­al­ität. Ziel ist eine rechtssichere und wirtschaftlich tragfähige Struk­tur für mod­erne Freelancer-Einsätze.

Warum Unternehmen frühzeitig handeln sollten

Viele Unternehmen reagieren erst, wenn:

• die DRV bere­its prüft,
• Nach­forderun­gen angekündigt werden,
• Sta­tusver­fahren ein­geleit­et sind,
• oder Auf­tragge­ber kri­tis­che Fra­gen stellen.

Zu diesem Zeit­punkt beste­hen häu­fig bere­its erhe­bliche Risiken.

Freelancer-Strukturen jetzt rechtlich prüfen lassen

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Frühzeit­ige Prü­fung reduziert Haf­tungsrisiken, Nach­forderun­gen und Prob­leme in DRV-Betrieb­sprü­fun­gen erheblich.

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Deep Dive: Die Relevanz einer korrekten Beurteilung der Versicherungspflicht bei selbstständiger Tätigkeit

Warum Unternehmen großen Wert auf eine saubere Abgrenzung legen sollten

Die genaue Abgren­zung zwis­chen selb­st­ständi­ger und weisungs­ge­bun­den­er Tätigkeit beim Per­son­alein­satz hat große Bedeu­tung. Das hat seinen Grund bere­its darin, dass für den Fall ein­er nachträglich fest­gestell­ten Ver­sicherungspflicht, also ein­er „Schein­selb­st­ständigkeit“, allein Nachzahlun­gen des Gesamt­sozialver­sicherungs­beitrages in der Sozialver­sicherung für einen Zeitraum von bis zu 5 Jahren (§ 25 Abs. 1 SGB IV: 4 Jahre ab Ende des Jahres der Fäl­ligkeit) bzw. bei vorsät­zlich­er Voren­thal­tung sog­ar bis zu 30 Jahren dro­hen. In Fällen, in denen Unternehmen zu einem weit über­wiegen­den Teil mit „Free­lancern“ zusam­mengear­beit­et haben, hat das schon so manche Exis­tenz gekostet.

Der Fehler schlechthin ist es in diesen Fällen, wenn Unternehmen steuer­liche Rück­stel­lun­gen zur Abfederung des Nachzahlungsrisikos bilden. Damit ist der Vor­satz man­i­festiert und der Nachzahlungszeitraum beträgt dann 30 Jahre.

Die Situation in der Praxis — vermeintliche Ungefährlichkeit des Themas

Gle­ich­wohl ist in den üblicher­weise betrof­fe­nen Branchen regelmäßig völ­liges Unver­ständ­nis anzutr­e­f­fen, wenn auf die Gefahren und vor allem auf die Kri­te­rien ein­er Schein­selb­st­ständigkeit hingewiesen wird.

Dies liegt nicht zulet­zt daran, dass auf­grund der nur sel­ten erfol­gre­ichen Betrieb­sprü­fun­gen der Renten­ver­sicherungsträger bei den beteiligten Per­so­n­en und Unternehmen der Ein­druck entste­ht, die Tätigkeit als Free­lancer, unab­hängig davon, wie dicht sie an ein­er Tätigkeit als Arbeit­nehmer tat­säch­lich ist, sei völ­lig unverdächtig als ver­sicherungs­frei einzustufen.

Dass in eini­gen Bere­ichen region­al teil­weise flächen­deck­end mit schein­selb­st­ständi­gen „Free­lancern“ gear­beit­et wird (z.B. im Bere­ich von Messe- und Gas­tronomie­di­en­stleis­tun­gen) führt neben den Risiken in der Sozialver­sicherung zusät­zlich zu ein­er Wet­tbe­werb­sverz­er­rung, da die „ehrlichen“ Auf­tragge­ber, die solche Ver­tragsver­hält­nisse sozialver­sicherungsrechtlich kor­rekt als Arbeitsver­hält­nisse betra­cht­en, auf­grund höher­er Kosten nicht mehr wet­tbe­werb­s­fähig sind. In der Kon­se­quenz sind auch diese Unternehmen häu­fig dazu gezwun­gen, ihre Mitar­beit­er ver­sicherungs­frei zu beschäfti­gen oder ihr Geschäft völ­lig aufzugeben.

Personengruppen: Solo-Selbstständige vs. Wissensarbeiter

Was die betrof­fe­nen Per­so­n­en­grup­pen bet­rifft, ist zu unter­schei­den. So gab und gibt es viele prekäre Beschäf­ti­gungsver­hält­nisse Solo-Selb­st­ständi­ger. Deren Ziel ist eher, eine bessere Absicherung durch einen Sta­tus als abhängig Beschäftigter zu erlangen.

Ander­er­seits ver­fol­gt eine immer größere Per­so­n­en­gruppe sog. Wis­sensar­beit­er das gegen­teilige Ziel. Vor allem Dien­stleis­ter aus dem IT- oder Auto­mo­tivesek­tor, aber auch Kranken­häuser kla­gen darüber, dass Per­so­n­en, die sie gerne beschäfti­gen möcht­en, zwar dur­chaus zu ein­er Tätigkeit­sauf­nahme bere­it sind, es allerd­ings ablehnen, ein sozialver­sicherungspflichtiges Beschäf­ti­gungsver­hält­nis einzuge­hen. Auch in Branchen wie der Pflege oder der Gas­tronomie kön­nen ähn­liche Entwick­lungne beobachtet werden.

Die Interessenslage der Wissensarbeiter

Diese Wis­se­nar­beit­er betra­cht­en sich im wahrsten Sinne des Wortes als Free­lancer, sind hoch qual­i­fiziert, erzie­len Tages- und Monatsver­di­en­ste, die weit über den Gehäl­tern ver­gle­ich­bar Arbeit­nehmer liegen und ver­ste­hen deshalb nicht, warum sie Teil des geset­zlichen Renten- und Sozialver­sicherungssys­tems sein müssen.

Das gilt in gle­ich­er Weise für Per­so­n­en, die kün­st­lerisch tätig sind. Auch für diese ist es oft­mals Kern ihrer Iden­tität, keinen Arbeit­nehmerpflicht­en zu unter­liegen und selb­st­ständig tätig zu sein, freilich oft­mals mit ein­er deut­lich gerin­geren Vergütung.

Wir berat­en Sie umfassend zum rechtssicheren Ein­satz Selbstständiger.